Conditions Générales de Mandat pour les conseillers fiscaux, agents fiscaux mandatés et sociétés de conseil en fiscalité

01.08.2010 – Les « Conditions Générales de Mandat », qui suivent, sont valables pour les contrats entre conseillers fiscaux, agents fiscaux mandatés et les sociétés de conseil en fiscalité (désignés sous le terme de « conseillers fiscaux » ci-après) et leurs mandataires, si rien d’autre n’a été explicitement convenu ou a un caractère obligatoire prescrit par la loi.

1. Etendu et mise en œuvre du mandat

(1) Pour l’étendu du service apporté par le conseiller fiscal, le mandat accordé fait foi. Le mandat sera exécuté conformément aux réglementations en vigueur pour l’exercice de la profession, dû au respect des règles applicables et aux obligations, qui incombent au métier (cf. Loi relative aux Conseillers Fiscaux, « StBerG », et Règlements Professionnels des Conseillers Fiscaux, « BOStB »).

(2) Tous les documents et explications nécessaires sont à fournir dans leur intégralité au conseiller fiscal. L’examen de la véracité, de l’intégralité et de la conformité aux règles d’usage des documents et des chiffres remis, en particulier de celui de la comptabilité et du bilan, font uniquement partie du mandat, à condition que tout ceci ait été convenu de façon écrite. Le conseiller fiscal part du principe que les faits relatés par le mandataire, en particulier les données chiffrées, sont corrects. S’il advient à faire le constat d’incorrections, il est tenu d’en informer le mandataire.

(3) Le mandat ne représente aucune procuration pour la comparution devant les administrations, les cours de justices et autres institutions. Elle est à mandater séparément. Si dans le cas où l’absence du mandataire devait empêcher une concertation avec ce dernier sur le dépôt ou le choix des voies de recours, alors le conseiller fiscal sera dans le doute habilité et est tenu d’agir dans les délais impartis.

2. Devoir de discrétion

(1) En vertu des lois en vigueur, le conseiller fiscal est tenu au devoir de discrétion sur tous les faits, qui seront portés à sa connaissance dans le cadre de l’exécution du mandat, sauf si le mandataire le décharge de cette obligation de façon écrite. Le devoir de discrétion subsiste même au-delà de la cessation de la relation contractuelle. Le devoir de discrétion s’applique dans les mêmes conditions aux collaborateurs du conseiller fiscal.

(2) Le devoir de discrétion n’est pas tenu d’être respecté, si la divulgation en vue de la préservation des intérêts justifiés par le conseiller fiscal est requise. De même que le conseiller fiscal n’est plus tenu au devoir de discrétion quand il est demandé, en raison des conditions d’assurance de sa responsabilité professionnelle, de coopérer et de transmettre ces informations.

(3) Les droits, en vertu de la loi sur le « Refus de fournir des informations et de témoigner » d’après § 102 du Code Fiscal (dit « Abgabeordnung », en abrégé « AO »), § 53 du Code de Procédure Pénale (dit « Strafprozessordnung », en abrégé « StPO »), § 383 du Code de Procédure Civile (dit « Zivilprozessordnung », en abrégé « ZPO »), ne sont pas affectés.

(4) Le conseiller fiscal est habilité à collecter, à l’aide d’une machine, des données personnelles du mandataire et de ses employés dans le cadre du mandat conféré, et de les traiter dans un fichier automatisé ou de les transmettre à un prestataire pour le traitement des données.

(5) Le conseiller fiscal n’est autorisé à établir des rapports, des expertises et d’autres avis sur les résultats de son activité à un tiers qu’avec le consentement du mandataire. En outre, le devoir de discrétion n’est pas maintenu, si cela est nécessaire à la conduite d’un audit en vue d’une certification au sein du cabinet et dans la mesure où les personnes, qui effectuent ce travail de leur côté, ont été bien informées de leur devoir de discrétion. Le mandataire déclare être en accord sur le fait, que l‘auditeur/la personne, qui certifie ses documents, prendront connaissance des dossiers, que le conseiller fiscal aura classés et traités.

(6) Le conseiller fiscal doit veiller au devoir de discrétion lors de l’envoi ou de la transmission des dossiers, documents, résultats de travail etc. sur papier ou sous forme électronique. De son côté, le mandataire doit s’assurer, qu’en réceptionnant le courrier, d’avoir bien pris toutes les mesures de sécurité nécessaires, notamment que les documents papiers ou fichiers, qui lui sont transmis, parviennent aux bons destinataires. Ceci vaut également et en particulier pour les échanges par fax et courriers électroniques. Afin de protéger les documents ou les fichiers transmis, les mesures techniques et organisationnelles correspondantes doivent être prises. Si des mesures préventives au-delà des règles d’usage exigée devaient être prises, alors un accord écrit devra le stipuler afin d’envisager des dispositions supplémentaires nécessaires de sécurité, en particuliers dans le cas de mesures de verrouillage à l’encontre des échanges de courriers électroniques.

3. Recours à un tiers

(1) Dans le cadre de son mandat, le conseiller fiscal est habilité à faire appel à des employés, au service de tiers qualifiés ainsi qu’à des prestataires pour le traitement des données. Lors du recours à des tiers qualifiés et aux prestataires pour le traitement des données, le conseiller fiscal devra veiller à ce que le devoir de discrétion selon le paragraphe 2 alinéa 1 des Conditions Générales de Mandat soit bien respecté.

(2) Le conseiller fiscal est habilité à faire prendre connaissances des dossiers de son mandataire, au sens défini dans le § 66 alinéa 2 de la Loi relative aux Conseillers Fiscaux, à des représentants généraux (§ 69 de la Loi relative aux Conseillers Fiscaux, « StBerG »), ainsi qu’à des fiduciaires professionnels (§ 71 de la Loi relative aux Conseillers Fiscaux, « StBerG ») dans le cadre de leur contrat.

(3) Le conseiller fiscal est habilité, dans l’exécution de ses obligations, en vertu de la Loi Fédérale sur la Protection des Données, de faire appel aux services d’un prestataire pour effectuer la protection des données. Néanmoins, si le prestataire, mandaté pour effectuer la protection des données, n’était pas soumis au paragraphe 2, alinéa 1 page 3 des devoirs de discrétion mentionnés dans les Conditions Générales de Mandat, le conseiller fiscal devra veiller à ce que le prestataire mandaté pour la protection des données, lors de la prise en charge de son activité, s’engage à se soumettre au devoir de discrétion concernant les données qu’il traite.

4. Réparation et indemnisation pour défauts ou manquements

(1) Le mandataire a le droit d’exiger réparation pour d’éventuels défauts ou manquements. La possibilité est alors offerte au conseiller fiscal d’apporter des améliorations à ses services. Le mandataire est en droit – si et tant qu’il s’agisse d’un mandat en rapport avec un service défini selon les §§ 611, 675 du Code Civil (dit « Bürgergesetzbuch », en abrégé « BGB ») – de refuser les améliorations du conseiller fiscal, si le mandat a été mis fin par le mandataire et que le défaut a été constaté seulement après la fin effective du mandat par un autre conseiller fiscal.
(2)
Si le conseiller fiscal ne parvient pas à réparer, dans un délai raisonnable, le défaut en question, que le mandataire a fait valoir, ce dernier pourra faire réparer le préjudice par un autre conseiller fiscal aux frais dudit conseiller fiscal. En l’occurrence il peut décider de déduire les frais de la rémunération dudit conseiller fiscal ou exiger l’annulation du contrat.
(3)
A tout moment, le conseiller fiscal peut faire corriger les erreurs courantes (telles que les erreurs orthographiques et grammaticales) par un tiers. Pour ce qui est des autres défauts, le conseiller fiscal est autorisé à les faire rectifier par un tiers avec l’accord du mandataire. L’accord du mandataire n’est pas obligatoire, si des intérêts légitimés du conseiller fiscal passent avant ceux du mandataire.

5. Responsabilité

(1) Le conseiller fiscal répond de ses propres dettes au même titre que de celles de ses auxiliaires.

(2) En vertu de l’alinéa 1, l’indemnisation pour dommages causés par négligence grave, réclamée par le mandataire auprès du conseiller fiscal, ne peut excéder la somme de 1.000.000 Euros (un million d’euros).

(3) Si au cas pas cas, il subsiste un écart par rapport à la situation sus-mentionnée, en particulier si la responsabilité devait être inférieure à la limite de celle désignée dans l’alinéa 2, alors il est nécessaire de conclure séparément et par écrit un accord, qui doit être remis au mandataire avec ces Conditions Générales de Mandat, lors de la conclusion du contrat.

(4) En l’absence d’un délai de prescription écourté, l’action en indemnisation accordée au mandataire en vertu de la loi est soumise à une prescription :
a) dans les trois années à partir du moment, où cette action en indemnisation est apparue et que le mandataire a obtenu le droit d’indemnisation pour les préjudices occasionnés – pour lesquels il aura procuré des raisons valables – et que la personne à qui les dettes incombent en ait pris connaissance ou que, sans aucune faute lourde, le droit d’indemnisation soit constaté,
b) dans les cinq années qui suivent son apparition, indépendamment de cette prise de connaissance ou d’une faute lourde, et
c) dans les dix années à partir de la perpétration de l’acte, de la violation de ces droits ou de l’événement déclenchant un dommage quelconque, ce indépendamment de son apparition et de la prise de connaissance ou d’une faute lourde. Le délai de prescription antérieur est déterminant.

(5) Les règles concernées dans les alinéas 1 à 4 sont également valables aussi bien à l’encontre d’autres personnes qu’à celui du mandataire, dans la mesure où, exceptionnellement au cas par cas, des relations contractuelles ou non-contractuelles également entre le conseiller fiscal et ces personnes ont été démontrées.

(6) Sont exclus des limitations de la responsabilité, les droits au dédommagement dus aux préjudices provenant de blessures portant atteinte à la vie, au corps ou à la santé.

6. Obligations du mandataire ; conséquences dues à la négligence et au retard dans l’exécution des obligations du mandataire

(1) Le mandataire s’engage à porter assistance, si toutefois, en vertu des règles, elle est requise dans l’exécution du mandat. En particulier, il est tenu de mettre à disposition du conseiller fiscal, sans qu’il le lui en fasse la demande, de tous les documents nécessaires à l’exécution du mandat, dans leur intégralité et ce dans les temps impartis, afin que le conseiller fiscal dispose d’un délai raisonnable pour leur traitement. Il en va de même pour la mise à disposition d’informations sur tous les processus et faits, qui pourraient être importants pour l’exécution du mandat. Le mandataire est tenu de prendre connaissance de toutes les instructions orales et écrites du conseiller fiscal et en cas de doute de le consulter.

(2) Le mandataire doit tout entreprendre afin de ne pas entraver l’indépendance du conseiller fiscal ou de ses auxiliaires.

(3) Le mandataire s’engage à ne transmettre les résultats du travail du conseiller fiscal qu’avec l’accord écrit de ce dernier, si toutefois cet accord de transmission à un tiers n’a pas été déjà stipulé dans le contenu du contrat.

(4) Si le conseiller fiscal installe des programmes de traitement dans les locaux du mandataire, alors le mandataire s’engage à suivre les recommandations du conseiller fiscal en installant ces programmes. En outre, le mandataire s’engage et est autorisé à reproduire les programmes uniquement dans le champ défini par le conseiller fiscal. Le mandataire n’est pas autorisé à distribuer les programmes. Le conseiller fiscal reste le propriétaire des droits d’usage des programmes. Le mandataire doit tout entreprendre afin de ne pas entraver l’exercice du droit d’usage des programmes par le conseiller fiscal.

(5) Si le mandataire se soustrait à l’une des obligations, mentionnées dans le paragraphe 6 alinéas 1 à 4 des Conditions Générales du Mandat, ou tarde à accepter le service offert par le conseiller fiscal, ce dernier est en droit, raisons à l’appui, de poser un délai raisonnable, au-delà duquel il refuse de continuer à exécuter le mandat. Ce délai passé et n’ayant pas obtenu satisfaction, le conseiller fiscal est en droit de résilier le contrat sans préavis (cf. paragraphe 8, alinéa 3 des Conditions Générales de Mandat). Le droit à l’indemnisation pour les dommages ou coûts supplémentaires, causés par le retard ou de la négligence du mandataire, reste inchangé et ce, quand bien même le conseiller fiscal ne faisait pas usage de son droit d’annulation de contrat.

7. Fixation de la rémunération, acompte

(1) La rémunération (taxes et indemnisation des frais) du conseiller fiscal pour ses activités professionnelles d’après le § 33 du Code Fiscal (StBerG) se fixe d’après le décret d’application instaurant un barème (« Gebührenverordnung »)  pour les conseillers fiscaux, les agents fiscaux mandatés et les sociétés de conseil en fiscalité.

(2) Pour les activités, qui ne tombent pas dans la catégorie désignée par le décret d’application instaurant un barème pour les conseillers fiscaux (par exemple § 57 alinéas 3 et Nr. 2 et 3 du Code Fiscal, StBerG), la rémunération négociée est appliquée ; dans les autres cas, la rémunération d’usage (selon § 612 alinéa 2 et § 632 alinéa 2 du Code Civil, BGB).

(3) Une compensation à l’encontre du droit de rémunération du conseiller fiscal n’est recevable que sur la base d’exigences constatées incontestables ou ayant force exécutoire.

(4) Pour les taxes et frais déjà engagés et à venir, le conseiller fiscal peut exiger un acompte. Si cet acompte n’a pas été payé, le conseiller fiscal peut, en vertu de l’annonce faite antérieurement, cesser son activité pour le mandataire jusqu’à ce que l’acompte soit versé. Le conseiller fiscal s’engage à informer le mandataire à temps de son intention de cesser son activité, si le mandataire devait subir des dommages des suites de cette cessation d’activité.

8. Cessation du contrat

(1) Le contrat prend fin avec l’exécution des services convenus, avec l’expiration de la durée convenue ou à travers la résiliation du contrat. La mort, la survenance de l’incapacité de l’entreprise du mandataire à fonctionner ou dans le cas d’une société, à travers sa dissolution, ne peuvent mettre fin au contrat.

(2) Le contrat peut – si et tant qu’il représente un contrat de service au sens des §§611, 675 du Code Civil (BGB) – être exceptionnellement résilié par les partenaires au contrat, conformément au §627 du Code Civil (BGB) ; la résiliation doit être faite par écrit. Si au cas par car, il subsiste un écart par rapport à la situation sus-mentionnée, alors un accord par écrit, établi séparément et remis au mandataire, doit être fait.

(3) Lors de la résiliation d’un contrat par le conseiller fiscal, les pertes de droits du mandataire doivent être évitées – dans tous les cas ceux de pouvoir encore les exercer, qui sont exigibles et qui ne peuvent tolérer aucun retard (par exemple demande de prolongement des délais lors de l’expiration du délai). Pour ces actions le conseiller fiscal est imputable en vertu du paragraphe 5 des Conditions Générales du Mandat.

(4) Le conseiller fiscal s’engage à informer le mandataire de tout ce qu’il reçoit ou a reçu durant l’exercice de son mandat et ce qu’il perçoit de la gestion des affaires d’autrui. En outre, le conseiller fiscal s’engage, sur la demande du mandataire, à lui transmettre les informations nécessaires concernant la situation des affaires et d’en rendre compte.

(5) Avec la cessation du contrat, le mandataire est tenu de rendre sans délai au conseiller fiscal les programmes de traitement de données, y compris les copies livrées avec à cet effet, ainsi que les documents se rapportant aux programmes, qui ont servi à l’exécution du contrat, ou bien les effacer du disque dur.

(6) Avec la cession de la relation de mandat, les documents sont à reprendre auprès du conseiller fiscal.

9. Droit de rémunération pour une rupture anticipée du contrat

Si la cessation provient des suites d’une exécution du contrat jusqu’à son terme, la rémunération du conseiller fiscal se fait conformément à la loi. Si au cas par cas, il subsiste un écart par rapport à la situation sus-mentionnée, un accord par écrit, établi séparément et remis au mandataire, doit être fait.

10. Droit de conservation, restitution et rétention de résultats de travail et des dossiers

(1) Le conseiller fiscal est tenu de conserver les dossiers pour une durée de 10 ans après la fin du mandat. Cette obligation expire cependant avant la fin de cette durée, si le conseiller fiscal formule la demande écrite au mandataire, de venir reprendre les dossiers, et que sur cette dernière le mandataire n’est pas venu les chercher dans un délai de six mois, après qu’il l’a reçue.

(2) Sous le terme de dossiers, conformément à cette règle, sont désignés toutes les pièces du dossier, que le conseiller fiscal dans le cadre de son activité professionnelle reçoit de son mandataire ou pour lui-même. Ceci n’est cependant pas valable pour les correspondances entre le conseiller fiscal et son mandataire et pour les pièces de documents, qui ont déjà été reçues sous forme originale ou en duplicata, ainsi que les documents de travail réalisés pour un usage interne.

(3) Sur demande du mandataire, au plus tard après la cessation du mandat, le conseiller fiscal est tenu de rendre les dossiers dans un certain délai raisonnable. Le conseiller fiscal peut reproduire et conserver des duplicata ou des copies des documents qu’il remet à son client.

(4) Le conseiller fiscal peut refuser de remettre les résultats de son travail et de ses dossiers, jusqu’à ce qu’il ait obtenu le versement total de ses taxes et frais. Ceci n’est pas valable, si la rétention selon laquelle les conditions, en particulier du fait de l’insignifiance du rapport relatif de la somme due, devaient aller à l’encontre des bonnes mœurs. Jusqu’à ce que réparation soit faite des défauts, qu’il a fait valoir à temps, le mandataire est en droit de retenir une partie raisonnable de la rémunération.

11. Droit à appliquer et lieu d’exécution

(1) Pour le mandat, son exécution et les droits qui en découlent, seul le droit allemand s’applique.

(2) Le lieu d’exécution est le lieu de résidence du mandataire, s’il n’est pas commercial selon la définition du Code de Commerce (dit « Handelsgesetzbuch », en abrégé « HGB »), sinon le lieu du siège du conseiller fiscal.

12. Validité dans le cas d’une nullité partielle ; de modifications et d’ajouts

(1) Dans le cas où des clauses isolées aux présentes Conditions Générales de Mandat ne devaient pas être valides ou devraient ne pas l’être, alors la validité des clauses restantes n’en sera pas affectée. La clause non valide doit être remplacée par une clause valide, qui se rapproche le plus possible du but souhaité.

(2) Toutes modifications et ajouts à ces Conditions Générales de Mandat doivent être faites par écrit.